Las empresas, al estar compuestas por personas, a menudo se enfrentan a situaciones de conflicto o, simplemente deciden plantear y organizar una reunión para mejorar la productividad de la compañía. Pero aunque las reuniones se establezcan para resolver posibles conflictos, a menudo, el no saber cómo enfocarlas hace que las propias reuniones se vuelvan un problema en sí mismas.
La comunicación eficiente: productividad en las reuniones
Una reunión requiere un trabajo de planificación previo importante, en el que es importante contar con toda la información que necesitamos para cumplir nuestras expectativas.
- El primer punto a tener en cuenta es el de definir los objetivos que se plantearán en la reunión. Toda reunión debe tener un objetivo y debemos tener claro cuál es antes de dar cualquier otro paso.
- Después de establecer el objetivo, el siguiente paso es definir el orden del día, es decir, el guión que vamos a seguir y que marcará el ritmo y los temas a tratar. Este guión deberá estar en concordancia con los objetivos definidos en el primer paso. Tener un guión bien planificado nos ayudará, entre otras cosas, a saber cuánto tiempo necesitamos para que la reunión sea productiva. Lo recomendando es que las reuniones duren entre 45 y 60 minutos, aunque si es una reunión excepcional te un tema muy relevante, podrían alcanzarse los 90 minutos. Si creemos que necesitamos mucho más tiempo, deberíamos plantearnos dividir los temas en más de una reunión.
- El tercer paso es analizar qué miembros de la compañía deben estar en la reunión y quienes no tienen ninguna función específica en ella ni les incumben las temáticas o problemas.
Este paso es importante, ya que la eficiencia de la reunión puede estar en peligro si a ella acuden personas que no aportarán valor, que no hablarán, opinarán ni incluso tomarán notas. Pero no sólo la eficacia estará en peligro, el tiempo de los empleados de la empresa es un recurso altamente peligroso como para malgastarlo por no planificar adecuadamente la reunión.
De nada sirve seleccionar a las personas adecuadas si no nos preocupamos de que la convocatoria llegue a todas ellas de forma eficaz.
Esta convocatoria la deberemos hacer con el tiempo suficiente y en ella deberemos añadir la información respecto a la orden del día y los documentos que se deberían revisar antes del encuentro.
Algunas aplicaciones y herramientas como Google Calendar nos pueden ayudar en esta tarea de invitar a reuniones, con las que también podemos enviar documentos adjuntos.
- Cuando sepamos qué cantidad de personas irán a la reunión, deberemos buscar la localización adecuada donde se realizará la reunión. Si nuestra empresa no dispone de salas extras, podemos pensar en alquilar una habitación en un hotel o palacio de congresos. Sea cual sea el caso, podemos alquilar también el material audiovisual necesario como proyectores, televisiones, pantallas, altavoces o micrófonos en empresas de alquiler audioviosual como Alquitel en Granada. También es posible alquilar mobiliario para eventos y reuniones como mesas y atriles.
- Llegado el momento de la reunión, una persona debería encargarse de tomar las notas precisas para redactar posteriormente el acta oficial. Esta persona podría ser la propia organizadora de la reunión, el secretario o alguien designado para dicha labor.
Estas notas deberán contener el título de la reunión, la fecha y el lugar, la lista de participantes, las empresas o empresa involucradas, la orden del día, los comentarios que se han hecho a lo largo de la reunión y el listado de las tareas que deriven de la reunión.
Además, cada participante también deberá tomar las notas pertinentes.
- Una vez preparada el acta y revisada, se deberá enviar a los participantes de la reunión.
Cuando el acta es revisada por todos los participantes y confirmada, los responsables de las tareas que deriven de la reunión deberán añadir éstas a sus agendas para cumplir de forma eficaz con la planificación.