Organizar cualquier tipo de evento es un proceso complejo que requiere de una organización previa y de una planificación casi milimétrica. Más aún si se trata de un concierto, en el que cualquier mínimo fallo puede mandar todo al desastre. Y es que saber como organizar un concierto no es tarea fácil. Por este motivo os traemos varios consejos y factores a tener en cuenta para que podáis hacerlo sin que nada escape a vuestro control.
Fases a tener en cuenta
Booking
Lo primero que debemos tener claro es que necesitamos un artista o grupo para nuestro concierto ya que es la parte principal para proceder a la organización. Una vez hayas decidido qué artista participará en el evento deberás contactar con él a través de su mánager o agencia de contratación. Deberás facilitarle todos los datos que dispongas sobre el lugar, el aforo y las características del espacio así como la fecha del show.
Producción
Aquí deberás hablar con la sala donde quieres desarrollar el evento para conocer el aforo, el precio del alquiler, los requisitos y posibilidades técnicas así como el personal necesario. También deberás prestar atención para disponer de todo lo que los artistas necesiten durante el concierto y de todo lo relativo a backline, sonido, luces y demás apartado técnico.
Ticketing
Debes establecer el precio de las entradas, cuando las podrás a la venta y en que puntos estarán disponibles para su adquisición. Es una parte muy importante del proceso ya que determinará el número de asistentes al mismo.
Presupuesto
Si quieres que el concierto sea rentable, debes tener todos los detalles en cuenta para que el mismo pueda ser exitoso. Si contáis con un presupuesto ajustado y no disponéis del material necesario, podéis optar por el alquiler de equipo de sonido para contar con la mejor tecnología sin la necesidad de tener que realizar un gran desembolso económico.
Promoción
Tienes que llegar a tu público objetivo y a cuanta más gente mejor. Es la etapa más importante de todo el proceso y para ello debes marcarte unos objetivos claros. A la hora de comunicar sobre tu evento hazlo con claridad para que no haya dudas sobre la hora, el lugar el precio y el proceso de compra de entradas.
Permisos para organizar un concierto
Para preparar un concierto también debes tener en cuenta que debes realizar ciertos trámites para hacerlo conforme a la ley. Deberás contactar con el Ayuntamiento del municipio elegido, cumplir con Hacienda y la SGAE, así como con los trámites de contratación seguros y otros aspectos relacionados con la seguridad del evento.
En este sentido tendrás que prestar atención a las condiciones de la sala, el respeto del aforo, las medidas contra incendios… Además de comprobar que no se introducen en el local objetos peligrosos. Según el tipo del evento también puede ser necesario contar con la presencia policial o de ambulancias.
¿Y si es un concierto benéfico?
En caso de que quieras que tu concierto a organizar sea benéfico, lo primero que deberás conocer será a la causa que quieres apoyar. Los pasos a seguir serán los mismos que para cualquier otra organización de otro evento aunque en este caso los beneficios irán destinados a apoyar a la causa que hayas seleccionado.