En los eventos no sólo es importante controlar las ponencias, la luz, la imagen o el sonido del espacio donde estos tenga lugar. En ocasiones los momentos más informales de los eventos son claves para la productividad de los mismos. Por ejemplo, las reuniones que tienen lugar durante el amuerzo, desayuno, merienda o cena son ideales para conocer a nuestros compañeros de profesión, crear lazos más fuertes e incluso conseguir que nuestro negocio sea más eficiente y productivo. Pero, ¿cómo?
1.Ofrece un lugar íntimo y agradable. Preparar una sala con una buena iluminación y decoración donde reunirse durante una comida y poder interactuar, debatir o compartir opiniones es de vital importancia para fomentar un ambiente distinguido pero casual a la vez.
2 Haz uso de la tecnología. Mandar invitaciones originales por email a los asistentes, compartir fotos en las redes sociales o utilizar un proyector y una gran pantalla para mostrar una presentación, gráfico o tabla. En Audiovisuales Alquitel alquilamos todo tipo de material audiovisual para cautivar a la audiencia y mejorar la efectividad de eventos, congresos, convenciones y espectáculos a través de la tecnología.
Las invitaciones deben hacerse con al menos un mes de antelación, y podemos servirnos del correo electrónico o del teléfono.
3 Menú estimulador. La comida es uno de los mejores métodos para unir y fomentar la relación entre las personas. Por ello, si hemos organizado un evento de calidad, deberemos procurar que la comida también lo sea. Preocúpate por ofrecer distintas alternativas para posibles alérgicos o intolerantes a determinados alimentos y huye de la comida basura que puede causar pesadez y cansancio en los asistentes. Según la OMS, el hierro es ideal para aumentar la productividad en un 20%. Apuesta por pescados grasos, aguacates, frutos secos y semillas. Los productos muy dulces que eleven el nivel de azúcar de los invitados también provocan una disminución de energía considerable.
4 Aprovecha la sobremesa. Para los expertos, la sobremesa de un almuerzo de negocios es el momento oportuno para afianzar aún más la confianza entablada durante la comida. La empatía es imprescindible para una relación positiva entre trabajadores y jefes. Este momento es perfecto para hablar sobre temas triviales pero más personales, y ganar así un acercamiento más real.
5 El momento oportuno para los negocios. Encontrar el momento ideal para entablar una conversación de negocios puede no ser fácil e incluso crearte inseguridad.
En estas ocasiones se recomienda comenzar el almuerzo con una conversación más trivial y social y aprovechar el momento del plato principal para introducir el tema que ha motivado el encuentro. Es conveniente mantener un buen ritmo de conversación y no aguardar hasta el postre para plantear el tema de negocios que se quería concretar y tratar.
Estas reuniones y encuentros más informales pueden convertirse en ocasiones muy productivas y satisfactorias para mantener o iniciar contactos empresariales y concretar negocios favorables para las partes involucradas.