Si usted es el encargado de supervisar todas las reuniones y eventos de su empresa, seguramente tendrá en mente varios proyectos y reuniones que planear, coordinar, promover y ejecutar, con poco personal para ayudarle y con un presupuesto que tampoco es para tirar cohetes. Además de esto, cada vez parece más complicado motivar a los miembros del comité a planificar, a los asistentes a venir y a los patrocinadores a participar.
¿Cómo solucionar esta situación?
Antes de darse por vencido, da un paso atrás y presta atención a los siguientes parámetros de sus reuniones. Con estas fórmula, el resto de la planificación debe ser coser y cantar.
Plantea objetivos inteligentes, conocidos en inglés como ‘SMART’, de las iniciales de “Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Time-Sensitive”. O lo que es lo mismo, objetivos específicos, mensurables, alcanzables, realistas y sensibles al tiempo.
Teniendo este principio claro, pase a preguntarse las siguientes cuestiones:
1. ¿Con qué objetivo celebro la reunión o el evento?
2.¿Cómo puedo saber si el objetivo se cumplió o no?
3. Con mi presupuesto y los objetivos que planteo, ¿Se trata de una meta alcanzable y realista?
4.¿Puede conseguirse el objetivo en el tiempo establecido?
Habiendo respondido a estas preguntas, podemos pasar a la siguiente fase del proceso de planificación, el de crear un ambiente propicio para los invitados y asistentes. En este punto deberemos pensar en la manera en la que los asistentes se sientan cómodos y participativos.
5.Comencemos con la configuración del lugar, ¿pueden los asistentes participar fácilmente e interactuar con el presentador?
6.Introduce la tecnología en el evento para lograr una mayor participación y motivación: Alquila Tabletas, pantallas led de gran formato para que la imagen llegue a todos y se muestren las interacciones instantáneas en las redes sociales, micrófonos para asistentes, etc.
7.No olvides la luz. La luz natural siempre será mejor opción, pero si estamos en una sala de conferencias necesitará alquilar equipos de iluminación para crear el ambiente adecuado.
8.Ofrece alimentos y bebida para cuidar y mimar a los asistentes e invitados. No olvides ofrecer opciones vegetarianas y sin gluten.
9.Apuesta por la innovación y la creatividad. Tal y como comentábamos en nuestra entrada anterior, los eventos más eficaces son aquellos que se alejan de las tradicionales reuniones en las que sólo hablaba el presentador o director de la compañía. Fomenta que exista un ambiente agradable y participativo, para ello es importante ofrecer contenido fresco y de calidad, pregunta a los asistentes qué temas les interesan más, proporciona también momentos de diversión y juegos participativos.
10. Para saber si hemos cumplido con los objetivos o conocer cómo podemos mejorar en futuras reuniones y eventos, realiza encuestas desde el principio del evento o reunión y pregunta a los asistentes. Para ello pueden utilizarse aplicaciones móviles donde pueden dejar su opinión. Mientras tanto, al leer estas opiniones, incluso podríamos modificar el programa y anunciar los cambios por redes sociales.
¿Cómo puede ayudarle Audiovisuales Alquitel?
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