Encontrar el sitio adecuado para el evento, alquilar el equipo audiovisual necesario, planificar el antes, el durante y el después… Todo ello es esencial para conseguir un evento que cumpla con los objetivos marcados. No obstante, fijar nuestra atención en los asistentes y encargarnos de que reciban toda la información necesaria también será crucial para lograr llegar a nuestra meta en la organización de todo tipo de eventos. Y es que sin asistentes, no hay evento.
El emailing es una forma efectiva, rápida y sencilla de comunicarnos con ellos, crear unos lazos más fuertes y unas relaciones más duraderas.
Pero, ¿cómo planificar una estrategia efectiva de emailing?
Fase previa al evento
Lo primero será informar al público objetivo de la existencia del evento. Para ello crearemos un email en el que incluiremos toda la información necesario sobre el acontecimiento. En este añadiremos cuándo y dónde se celebrará, sobre qué tratará, porqué se realiza, qué ponentes asistirán, sobre qué hablarán, cómo y cuándo pueden apuntarse, si hay que pagar por la inscripción, etcétera.
Invitación con inscripción
El segundo correo dependerá de la reacción de los asistentes al primero. Para aquellos que no han abierto o no se han inscrito tras el primer email podemos crear un mensaje más claro centrándonos en la forma de inscripción y en las instrucciones detalladas para hacerlo. En este podemos recordar el plazo de inscripción y que las plazas son limitadas (en el caso de ser así).
En un segundo lugar, para todos aquellos que tras el primer correo se inscribieron, el siguiente paso será redactar un recordatorio respecto a la hora y el lugar donde tendrá lugar el evento.
Recordatorio antes del evento
Un día antes o incluso las horas previas es muy útil enviar un dossier con toda la información que deben conocer sobre su asistencia: Horarios de apertura y cierre, de ponencias, recogida de acreditaciones… etc.
Durante el evento
Los email que creemos durante el evento siempre dependerán de la duración de éste. Si el mismo sólo dura una jornada, seguramente los asistentes no lo abran in situ y el envío no sea eficaz.
Sin embargo, en eventos de varios días puede ser útil mandar un mail tras cada jornada en el que recopilemos cómo ha sido el transcurso de la misma, con vídeo y fotos, agradecimientos a los asistentes y recordatorios sobre el transcurso del evento el próximo día.
Todos los emails deben servir para mantener a los asistentes informados para que disfruten de una experiencia más positiva.
El después del evento
Una vez finalizado el evento será muy positivo agradecer a todos los asistentes su presencia y aportación al evento, así como facilitarles toda la información y material que puedan ser de interés para ellos.
Por otra parte, podemos aprovechar esta ocasión para realizar una encuesta de satisfacción del evento, que nos servirá para aprender de los errores y conocer los puntos fuertes y que han sido mejor valorados.
Además, podemos añadir información sobre otros eventos similares que puedan interesarles.
Segmentación de la audiencia
Aunque nuestra base de datos sea muy amplia, antes de enviar los emails deberemos tener en cuenta, por ejemplo, qué tipo de público estará interesado en nuestro evento y cuáles podrán o no asistir por su proximidad geográfica.
Creatividad
Posiblemente nuestros clientes reciban decenas de emails a la semana, por lo que si queremos llamar su atención deberemos potenciar nuestra creatividad y seducir a los asistentes para que lean los correos al completo.
Mejor mensajes cortos, directos y bien maquetados.