Cuando nos disponemos a planificar un evento, existen una serie de pautas a tener en cuenta para que todo salga a la perfección.

De hecho, en entradas anteriores ya hemos hecho mención a algunas de ellas. En esta ocasión, sin embargo nos centramos en la otra cara de la moneda, en todas aquellas cosas que debemos evitar en la planificación de nuestro evento.

1. No dejes nada a la improvisación. Ya lo dice el dicho, ‘la mejor improvisación es aquella que no se hace’. Cuando se planifica un evento son muchos los cabos que hay que atar, nunca dejes ninguno suelto. Para ello, una buena opción es realizar una ‘checklist’ o lista de chequeo. Estas listas de control nos permitirán controlar el cumplimiento de una lista de quehaceres de forma sistemática y sin dejar nada en el aire. Además, es una forma sencilla de comprobar que cada encargado cumple con sus deberes en el tiempo establecido.

2. No limites el personal. En relación a esto último, es importante contar con un buen equipo de profesionales. El equipo humano, y sus capacidades para planificar y dar forma a tus ideas será esencial.

3. No cobres por separado cada servicio. Antes de establecer un precio, procura que todos los servicios ya vayan incluidos en él. Es desagradable pagar una cantidad por asistir a un congreso, o cualquier otro evento y que una vez en él te informen de que ciertos servicios como Internet, el parking o el desayuno, se cobren aparte.

4. Controla lo que se dice al respecto. Centrarse unicamente en la planificación, es un error. Es importante estar atento a lo que los medios y tu público objetivo dicen de ti. Las críticas del público pueden ayudar a que tu evento sea aun mejor si se aprende de ellas.

5. Excederse del presupuesto o quedarse corto. Si tienes un presupuesto, adecúate a él. Intentar planificar un evento por encima de tus posibilidades terminará en fracaso. Como ya hemos dicho en otras entradas, mejor crear un evento reducido y original, que uno grande e incompleto. Para que ajustándose al presupuesto, ofrezcamos un evento 10, se deben comparar precios, estudiar los costes, apostar por la calidad y agudizar el ingenio para hacer más, por menos.

6. No prestar atención al público es signo de no prestarle atención al propio evento. Cuando planificamos cualquier tipo de acto, siempre lo hacemos con objetivo de que el público tenga una actitud positiva hacia nosotros, para ello debe notarse que en cada etapa de la planificación lo tenemos en cuenta. Por ejemplo, si vas a ofrecer comida, trata de que se adapte a los gustos de todo el mundo, pregunta si existe algún tipo de intolerancia o anticípate a ello ofreciendo distintas alternativas.

7. Escatimar en el presupuesto dirigido al equipo audiovisual puede salir caro. El equipo audiovisual, ahora más que nunca, puede marcar completamente la diferencia de un evento diferente y asombroso, de uno común y aburrido. Puede apostarse por equipos que permitan la interacción del asistente, proyecciones, música ambiental y todo aquello que puedas imaginar. La opción de alquilar este tipo de material puede ser una buena opción para ofrecer la mejor calidad, y las mejores actividades, ajustándonos a nuestro presupuesto.

8. Que la información no se quede corta ni sea engañosa. Trata de que los asistentes a tu evento estén completamente informados de lo que acontecerá en él. Aprovecha esta información para llamar la atención del público, pero nunca prometas algo que no vas a cumplir, porque esto dará lugar a que afloren las críticas negativas y que en vez de mejorar nuestra imagen, la empeoremos.

9. No te centres en ti. Agradecer a todos los participantes su asistencia y a todo el equipo que ha hecho posible la realización del evento es un gesto que el público agradecerá. El egocentrismo, por el contrario, dará una mala imagen.

10. No te estanques en lo común. Innova, ofrece algo diferente a lo que el público está acostumbrado. Esto, sin duda, creará recuerdos en el público para toda la vida y favorecerá al boca oído.

Esperamos que esta lista de QUÉ NO HACER en la planificación de tu evento haya sido de ayuda. En Audiovisuales Alquitel estaremos encantados de asesorarte y ofrecerte los mejores equipos audiovisuales para que tu evento sea un éxito rotundo.