Organizar un evento empresarial (Congresos, convenciones y comunicación corporativa) conlleva una serie de beneficios para la empresa. Entre ellos, favorece la cercanía entre cliente, trabajador y empresa; mejora el clima laboral; motiva al personal y a la clientela; promueve el contacto directo entre el equipo que compone la empresa; crea experiencias reales que mejoran el crecimiento de la marca y potencian los negocios y la venta.

A la hora de planificar la organización, si existe algo que debemos tener en todo momento en cuenta, además del equipo audiovisual necesario para el evento, son a los asistentes; un pilar fundamental para el desarrollo del evento corporativo.

La unidireccionalidad ya no está de moda, pues se han comprobado las innumerables ventajas de incrementar la participación en este tipo de eventos. Las intervenciones largas y pesadas ya no están de moda, ahora es necesario apostar por fórmulas novedosas con las que el público pueda participar de forma activa en el encuentro.

Al igual que debe organizarse el lugar en el que tendrá lugar el evento, el presupuesto para la realización del mismo, el alquiler de pantallas, equipos de sonorización, altavoces, mobiliario y demás equipos que se requerirán, también la participación del público y las técnicas para que esto sea posible puede organizarse y planearse.

Métodos para aumentar la participación en un evento

1. Haz uso de las redes sociales.

Las nuevas tecnologías permiten que el evento supere las barreras físicas y las digitales. En las redes sociales puede continuar el debate, que los asistenten aporten y remarquen la información importante y potencian el networking.

Se pueden alquilar pantallas para colocar en algún espacio de la sala para que se reflejen en ellas las publicaciones de las redes sociales y la interacción que se hace con ellas. También el presentar puede sugerir que se lancen dudas a través de plataformas como Facebook o Twitter.

2. Recompensa la participación.

El cerebro responde de forma positiva a este tipo de estímulos. Pero haz uso de la creatividad y el ingenio y evita regalar detalles de merchandising corporativo. Opta por productos o servicios que los participantes puedan disfrutar de verdad, como actividades, experiencias o comida, de esta forma el efecto será mayor y se potenciará aún más la participación.

3. Altera los sitios.

Toda persona tiende a juntarse con los de siempre, algo que ocurre de igual forma en los eventos, por lo que puede probarse a asignar asientos mezclando a gente de distintos grupos. De esta forma se fomenta el diálogo y el intercambio de ideas entre ellos.

4. Organiza actividades en equipo.

Con los ejercicios en grupo se rompe el hielo y el público puede empezar a sentirse más cómodo, así como integrado. Tras este primer contacto perderán el miedo a participar posteriormente en cualquier otra actividad. Cuanto más divertida y dinámica sea esta actividad, más éxito tendra. Lo importante es que sea un reto para los asistentes. Como es normal, la línea de actividad dependerá del tipo de evento.

5. Dí sí a la gamificación.

Las dinámicas de juego para comunicar un mensaje concreto están de moda. Los resultados de estos juegos tienen una repercusión en la audiencia más que efectiva, además de obligarla a participar.

En estos retos, el sistema de logros debe ser público para que los asistentes se motiven aún más y colaboren en el desarrollo del evento, además, aumenta la fidelización con la marca.

6. Preguntas anónimas.

La timidez puede ser la culpable de que la participación en los eventos corporativos sea escasa, motivo por el que muchos asistentes se quedan con algunas dudas o inquietudes que se llevan a su casa. Para evitar esto, podemos permitir que el público escriba las preguntas en una hoja y la deposite en una bolsa, para posteriormente sacar algunas al azar y darles respuesta.

7. Votación interactiva.

Otra alternativa para aumentar la participación es este moderno sistema que explicamos en el siguiente enlace: http://www.alquitel.com/2016/11/23/motivos-por-los-que-usar-un-sistema-de-votacion-interactiva-en-nuestro-evento/.

La organización de este tipo de eventos está en crecimiento, debido a la importancia de contar con un equipo unido y entre estos y su audiencia.